UCaaS 購買者指南：切換電話系統前要注意什麼

介紹

您還在使用舊的電話系統來經營您的業務嗎？也許它是為一間辦公室和幾部桌上型電話而設計的。本指南將改變您購買接下來商品的方式。遷移到 UCaaS 不僅僅是技術升級。這是一個涉及每個團隊的選擇。它會影響任何接聽電話、參加會議或給客戶發短信的人。在與新提供者簽約之前，請了解是什麼讓平台真正強大。有些平台只是在銷售演示中看起來不錯。你想要的還不只這些。

為什麼這麼多團隊正在重新考慮他們的電話系統

混合和遠端工作改變了團隊對工具的需求。將電話綁在一張桌子上已不再適合當今大多數團隊的工作方式。這種差距是企業開始考慮 UCaaS 的主要原因。十多年來，人們逐漸放棄舊的 PBX 硬體。它沒有顯示出放緩的跡象。

市場也支持這一點。多年來，分析師一直在追蹤雲端支出的強勁成長。企業希望語音、視訊、聊天和支援工具能夠作為一個整體工作。他們不想要來自不同供應商的單獨工具。這就是一個精心構建的 UCaaS 平台應該為您提供的。

可靠性和正常運作時間應該是您的首要考慮因素

在比較功能之前，請仔細查看正常運作時間。電話系統在工作時間故障確實會造成傷害。這不僅僅是員工的麻煩。這需要真錢。一旦電話斷線，信任就會受到損害。任何優秀的供應商都應該分享明確的正常運作時間數字。請注意諸如“高可用性”之類的軟語，其背後沒有真實的數字。

詢問提供者如何處理某個地區的中斷。他們運行備份資料中心嗎？如果他們沒有兌現承諾，他們欠你什麼？強大的 UCaaS 提供者將輕鬆回答這三個問題。這裡模糊的答案是一個很大的警訊。

詢問故障轉移的真正工作原理。一些提供者需要一段時間才能注意到問題並重新路由呼叫。其他人則在幾秒鐘內切換。這種差距很少在銷售宣傳中表現出來。但第一次停電時這很重要。

詢問提供者如何處理計畫維護。如果計劃不周，即使是很小的更新也可能會中斷服務。索取維護日誌或過去的事件記錄（如果有）。該記錄通常比任何銷售頁面都能告訴您更多。

超越語音：訊息、視訊和集成

最好的 UCaaS 平台提供的不僅僅是通話。聊天、視訊會議、簡訊和傳真應在一次登入下進行。您不需要額外的工具或混亂的解決方法。如果提供者將聊天或視訊視為事後的想法，那就是一個危險信號。這意味著該平台並不是為了作為一個真正的系統而建構的。

還要仔細觀察集成。您的電話系統應該連結到您的團隊已經使用的 CRM、幫助台和預訂工具。您不需要額外的軟體來記錄通話。羅茲珀的 商務電話系統 頁面顯示了任何強大的雲端平台都值得期待的深層內建連結。

行動應用程式與桌面工具一樣重要。現場工作人員、銷售代表和出差領導需要他們的電話具有與在辦公桌前相同的通話品質。許多平台仍然將他們的行動應用程式視為事後的想法。

詢問行動應用程式是否具有完整的呼叫轉接、語音郵件到文字和團隊狀態更新功能。不要只滿足於普通撥號。一些供應商將最好的行動功能保留給價格更高的套餐。檢查您查看的每個計劃是否提供相同的核心功能。

關於全球影響力和可擴展性的問題

如果您為本國以外的客戶提供服務或計劃很快提供服務，請詢問提供者使用本地號碼覆蓋哪些國家/地區。了解他們的運營商連結是直接運行還是透過轉售網路運行。這種差距對通話品質和價格的影響超出了大多數買家的預期。

與本地通話品質相比，國外通話品質在供應商之間的差異通常更大。這取決於呼叫到達之前在網路之間經過多少跳。與您的目標國家/地區有直接聯繫的提供者通常會擊敗轉售容量的提供者。即使兩者在地圖上列出相同的國家也是如此。

即使您從未計劃走向全球，成長也很重要。一個好的提供者應該允許您在一個計費週期內新增或刪除席位。每次員工人數發生一點變化時，您不應該需要新的協議。詢問隨著席位從十個增加到一百個，成本如何變化。一些供應商悄悄地提高了更高級別的每席位成本，而不是為您提供預期的折扣。

企業在切換 UCaaS 平台時常犯的錯誤

最大的錯誤是僅根據價格來選擇提供者。許多買家跳過了在真實網路上測試通話品質的過程。一個在客戶推廣期間掉線的廉價計劃的成本遠高於其節省的成本。在做出承諾之前，請務必在您自己的辦公室網路上運行試用期。

另一個常見的失誤是倉促的搬遷時間表。移植舊號碼、培訓員工和設定呼叫路由所花費的時間比大多數供應商承認的要多。在計劃完全切換之前留出額外的緩衝時間。保持舊線路的運行，直到新設定在實際流量下證明其有效性。

羅茲珀在這裡走了一條不同的路。它設定了 本地號碼和虛擬號碼 遍佈 150 多個國家。它以 99.999% 的正常運行時間和真正的人類支持來支持這一點，而不僅僅是聊天機器人。這種組合值得與您名單上的任何其他提供者進行權衡。並非每個 UCaaS 平台都以明確公佈的數字來支援其正常運行時間聲明。

跳過與供應商目前客戶的電話是另一個錯誤。銷售團隊總是會以最好的方式描繪他們的平台。但是，與您所在領域的真實客戶進行簡短的通話通常會揭示演示無法顯示的問題。

評估供應商支援和合約條款

當出現問題時，支持品質最為重要。這使得它成為簽署前最難判斷的事情之一。詢問有哪些管道可以解決緊急問題。詢問他們書面承諾的回覆時間。了解支援人員是否為供應商或外部公司工作。 TechTarget 統一通訊平台概述 是一個堅實的起點。它解釋了該領域的定義以及買家應該期望什麼作為標準。

合約條款與技術本身一樣值得關注。仔細查看自動續訂條款和提前退出費用。檢查定價是否在整個期限內保持鎖定狀態或每年上漲。如果您仍然不確定供應商，那麼即使成本稍高，按月計劃也是值得的。

結論

選擇正確的 UCaaS 平台歸根結底是測試聲明，而不是相信銷售副本。這包括正常運行時間、整合深度、支援速度和合約條款。最終對自己的轉變感到滿意的公司幾乎總是進行了真正的試驗。他們提出了有關故障轉移和增長的尖銳問題。他們首先與真正的客戶交談。提前花點時間。您選擇的平台應該與您的業務一起發展，而不是阻礙您的業務。